Digitale Betriebsanleitung: erlaubt, aber nicht umsonst

Ab dem 20. Januar 2027 regelt Artikel 10 Absatz 7 der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 die digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung ausdrücklich im Verordnungstext und legt dafür konkrete Bedingungen fest. Das klingt nach Einsparung: kein Druck, kein Papier, kein Nachliefern. In der Praxis ist es eine Umstellung mit vier Bedingungen.

Die vier Bedingungen

Erstens: Papier auf Verlangen. Verlangt der Nutzer die Papierfassung zum Zeitpunkt des Kaufs, muss sie innerhalb eines Monats kostenlos geliefert werden. Wer digital bereitstellt, braucht also trotzdem ein Verfahren für den Druckversand, einschließlich der Frage, wer das im Urlaub macht.

Zweitens: zehn Jahre Verfügbarkeit. Die digitale Anleitung muss während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine abrufbar bleiben, mindestens aber zehn Jahre ab Inverkehrbringen. Zehn Jahre sind die Untergrenze, nicht die Frist. Das ist eine längere Zeitspanne als die durchschnittliche Lebensdauer eines Content-Management-Systems. Wer die Anleitung als Unterseite der Firmenwebsite ablegt, hat bei jedem Relaunch ein Problem.

Drittens: herunterladbar, druckbar, speicherbar. Eine Anleitung, die sich in einem Portal nur online ansehen lässt, ohne Download und ohne Speichern, erfüllt das nicht. Eine Anmeldung ist dabei nicht das Problem, solange der Nutzer die Datei herunterladen, speichern und drucken kann.

Viertens: der Zugangsweg muss physisch da sein. Ein QR-Code oder eine Internetadresse auf der Maschine, der Verpackung oder einem Begleitpapier. Und dieser Zugangsweg muss zehn Jahre lang funktionieren. Zieht die Anleitung um, braucht die aufgedruckte Adresse eine dauerhafte Weiterleitung.

Die Ausnahme, die vieles wieder einfängt

Wird die Maschine auch von Nichtprofis benutzt, müssen die sicherheitsrelevanten Informationen weiterhin auf Papier beiliegen. Vollständig papierlos geht also nur bei Maschinen, die ausschließlich für professionelle Nutzer bestimmt sind und vorhersehbar nicht von Nichtprofis benutzt werden.

Was das praktisch heißt

Die digitale Bereitstellung lohnt sich, wenn Sie viele Sprachfassungen haben. Dann entfällt der Druck von zwölf Varianten, von denen elf nie gelesen werden. Sie lohnt sich nicht, wenn Sie Einzelmaschinen in kleiner Zahl bauen; dort ist der organisatorische Aufwand für die Zehn-Jahres-Verfügbarkeit höher als die Druckkosten.

Unsere Empfehlung: die digitale Fassung als Ergänzung aufbauen, nicht als Ersatz. Dann haben Sie den Nutzen ohne die Nachweispflichten in ihrer schärfsten Form.

Wer umstellt, sollte den Ablageort von der Firmenwebsite trennen: eine eigene, stabile Adresse nur für Dokumentation, mit klarer Versionierung und einem Archiv, das auch dann noch steht, wenn die Maschine längst verkauft ist.